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Combien de temps conserver des documents pour les entreprises de restauration?

Combien de temps conserver des documents pour les entreprises de restauration?
Combien de temps conserver des documents pour les entreprises de restauration?

Combien de temps conserver des documents pour les entreprises de restauration?

Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre)

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien n’empêche l’entreprise de l’archiver plus longtemps, sauf s’il contient des données personnelles). Ces délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale 5 ans Article L110-4 du code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans Article L218-2 du code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation Article L213- 1 du code de la consommation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Article 2227 du code civil
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans Article L110-4 du code de commerce
Document de transport de marchandises 5 ans Article L110-4 du code de commerce
Déclaration en douane 3 ans Article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992
Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat Article L114-1 du code des assurances
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection Article 2224 du code civil
Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat Article 2225 du code civil

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice article L123-22 du code de commerce
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice article L123-22 du code de commerce

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Par exemple, les éléments concernant les revenus de 2013, déclarés en 2014, doivent être conservés jusqu’à fin 2019.

Type d’impôt Durée de conservation Texte de référence
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales

  Attention :

les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple.

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) Article 2224 du code civil
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L123-22 du code de commerce
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans Article 2224 du code civil
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation Article 2224 du code civil
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices Article L225-117 du code de commerce

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans Article L3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié Article R1221-26 du code du travail
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. 5 ans Article 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Articles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans Article D3171-16 du code du travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an Article D3171-16 du code du travail
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail

Vérification et contrôle du CHSCT

5 ans Article D4711-3 du code du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans Article D4711-3 du code du travail

 

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien n’empêche l’entreprise de l’archiver plus longtemps, sauf s’il contient des données personnelles). Ces délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale 5 ans Article L110-4 du code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans Article L218-2 du code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation Article L213- 1 du code de la consommation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Article 2227 du code civil
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans Article L110-4 du code de commerce
Document de transport de marchandises 5 ans Article L110-4 du code de commerce
Déclaration en douane 3 ans Article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992
Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat Article L114-1 du code des assurances
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection Article 2224 du code civil
Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat Article 2225 du code civil

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice article L123-22 du code de commerce
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice article L123-22 du code de commerce

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Par exemple, les éléments concernant les revenus de 2013, déclarés en 2014, doivent être conservés jusqu’à fin 2019.

Type d’impôt Durée de conservation Texte de référence
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales

  Attention :

les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple.

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) Article 2224 du code civil
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L123-22 du code de commerce
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans Article 2224 du code civil
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation Article 2224 du code civil
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices Article L225-117 du code de commerce

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans Article L3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié Article R1221-26 du code du travail
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. 5 ans Article 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Articles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans Article D3171-16 du code du travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an Article D3171-16 du code du travail
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail

Vérification et contrôle du CHSCT

5 ans Article D4711-3 du code du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans Article D4711-3 du code du travail

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien n’empêche l’entreprise de l’archiver plus longtemps, sauf s’il contient des données personnelles). Ces délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale 5 ans Article L110-4 du code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans Article L218-2 du code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation Article L213- 1 du code de la consommation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Article 2227 du code civil
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans Article L110-4 du code de commerce
Document de transport de marchandises 5 ans Article L110-4 du code de commerce
Déclaration en douane 3 ans Article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992
Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat Article L114-1 du code des assurances
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection Article 2224 du code civil
Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat Article 2225 du code civil

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice article L123-22 du code de commerce
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice article L123-22 du code de commerce

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Par exemple, les éléments concernant les revenus de 2013, déclarés en 2014, doivent être conservés jusqu’à fin 2019.

Type d’impôt Durée de conservation Texte de référence
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales

  Attention :

les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple.

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) Article 2224 du code civil
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L123-22 du code de commerce
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans Article 2224 du code civil
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation Article 2224 du code civil
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices Article L225-117 du code de commerce

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans Article L3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié Article R1221-26 du code du travail
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. 5 ans Article 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Articles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans Article D3171-16 du code du travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an Article D3171-16 du code du travail
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail

Vérification et contrôle du CHSCT

5 ans Article D4711-3 du code du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans Article D4711-3 du code du travail

 

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