Les obligations comptables et administratives de votre exploitation

L’exploitant d’un commerce de bouche est bien évidemment le directeur de son établissement, mais aussi le commercial, le technicien et s’occupe bien sûr de l’administration. Alors, nous pouvons nous demander quelles sont les tâches administratives d’un restaurateur ? Quelles sont les obligations comptables et administratives de votre exploitation ?

Les tâches administratives réalisées par un restaurateur

Même si en général les tâches administratives d’ordre fiscal et social (fiches de paie et charges sociales) sont confiées au comptable, un restaurateur peut passer deux à trois heures par jour entre son bureau, son comptable et sa banque.
Car les tâches sont nombreuses, parfois rébarbatives mais importantes à accompaplir régulièrement et sans retard.

Par exemple:

• ouverture et lecture du courrier (en gènèral abondant).
• réponses aux (multiples) demandes administratives.
• Vérification des factures fournisseurs et règlements.
• Préparation des commandes pour la cuisine ou la salle à passer.
• Préparation des services (réservations…)
• Vérification de caisse (après chaque service), préparation des dépôts bancaires et dépôt.
• Contrôle des relevés bancaires, vérification des encaissements (CB, CRT…) et des débits.
• Gestion du personnel : préparation des plannings, relevés d’horaires pour la préparation des fiches de paie (qui sont établies le plus souvent par le comptable).
• Enregistrement comptable.
• Contrôle de gestion…

Au total, la liste des choses à faire est longue.

Seule une bonne organisation de votre journée de patron de restaurant permet de les remplir efficacement.

Est-il appréciable de déléguer les tâches administratives ?

Dès que l’entreprise prends une certaine importance, le responsable de l’établissement ne peut plus tout faire.

Il doit nécessairement déléguer un certain nombre de tâches, tout en gardant le contrôle de l’ensemble.

Cependant, certaine tâches doivent, rester de son ressort, notamment:

• Le recrutement du personnel de cuisine et de salle.
• La gestion des fournisseurs.
• Le contrôle de gestion, en particulier celui du coût des matières premières.

Quelles sont les obligations comptables ?

Elles dépendent du régime fiscal, mais dans tous les cas une exploitation doit être en mesure de justifier les chiffres déclarés au fisc, et donc tenir une comptabilité régulière, sincère et appuyée des pièces justificatives.

• Au régime micro, les obligations comptables sont réduites au minimum; vis à vis du fisc il suffit en pratique de tenir un cahier des recettes et un cahier des dépenses, et de conserver tous les justificatifs.
• Au réel simplifié, il faut tenir une comptabilité « normale », avec production en fin d’exercice d’un compte de résultat, d’un bilan (si le chiffre d’affaire est supérieur à 154 000€).
• Si l’exploitation (EIRL OU EURL) relève de l’impôt sur les sociétés, elle ne peut pas opter pour la comptabilité super-simplifiée. Mais peut adopter une présentation simplifiées de ses comptes annuels encore sous certaines conditions.

Comment tient-on une comptabilité ?

Dés que l’activité prends un peu d’importance, on a tout intérêt à saisir sa comptabilité sur informatique, ou au moins à y passer les écritures les plus courantes car il existe aujourd’hui des logiciels de comptabilité trés simples que l’on peut maîtriser rapidement même sans avoir de connaissance comptable avancée.

On confie ensuite à son comptable le soin de passer les écritures plus délicates, notamment celles d’ouverture et de clôture de l’exercice de votre exploitation.

Outre que cela réduit la facture du comptable, le restaurateur a ainsi accès en permanence à l’état des comptes de son entreprise sans avoir à demander à son comptable de lui établir une situation intermédiaire.

Si l’on est imperméable à la comptabilité,on se contente de collecter soigneusement toutes les pièces comptables et on les transmet régulièrement à son comptable.

La comptabilité sur l’ordinateur

Enregistrer soi-même les écritures comptables les plus courantes à l’aide d’un outil informatique présentent notamment l’intérêt de connaitre en temps réel la situation de l’entreprise.

A savoir que les logiciels de comptabilité pour petites exploitations sont de plus en plus simples et de plus en plus performants. Certains cabinets comptables ont même fait développer des applications spécifiques à leur façon de travailler;

Certains éditeurs proposent même des interfaces intuitives qui guident l’utilisateur pas à pas.

Il est donc assez facile, pour peu que l’on sache utiliser un ordinateur, et sans avoir fait de hautes études comptables, de de saisir soi-même dans un logiciel de comptabilité les écritures courantes.

Vous pouvez également trouver des formations d’initiation à la comptabilité et à la saisie informatique.

Lorsque l’on se charge d’une partie de l’enregistrement, il est logique que la facture du comptable en tienne compte.

Les limites

Sauf si l’on exerce en micro-entreprise, le recours à un expert comptable est indispensable pour le passage des écritures complexes, pour la vérification des écritures enregistrées pour établir la liasse fiscale.

Ne pas confondre compta et gestion

Un logiciel de comptabilité permet d’enregistrer les écritures comptables et d’éditer les comptes fiscaux de l’exploitation.

Un logiciel de gestion de restaurant aura permis de gérer les commandes fournisseurs, de contrôler les stocks, d’établir des statistiques (historique des ventes, produits les plus vendus, ticket et couvert moyen, suivi des marges…)

Certain facilitent également le service: saisie des commandes avec indication de numéro de table, transfert de la commande en cuisine (bon de préparation),facturation et encaissement(CB)…

Un logiciel de gestion peut inclure ou non la fonction comptabilité.

Si ce n’est pas le cas, et si l’on souhaite utiliser un logiciel de gestion, il faut s’assurer que celui-ci puisse transmettre au logiciel de comptabilité les données nécessaires à la comptabilité.

En comptabilité pour votre exploitation, il est obligatoire de justifier toutes les écritures, c’est-à-dire toutes les opérations, par des pièces (factures émises et reçues) qui doivent être classées et conservées. Pour votre parfaite information, il existe maintenant la procédure de contrôle fiscal à distance.

Qu’est-ce qu’une pièce comptable ?

C’est le document (facture, relevé de banque, rôle des impôts,etc.) qui permet de justifier chaque écriture passée en comptabilité.

Comment classer les pièces comptables ?

Ces pièces doivent-être numérotées et classées de manière à y accéder facilement.

Elles doivent être conservées au moins 10 ans.

• Les factures clients manuscrites sont classées par numéro de facture.
• les factures fournisseurs (sur lesquelles on prends soin d’indiquer la date et le mode de règlement) peuvent être numérotées de la façon suivante: Année-Mois-n°d’ordre.  Par exemple la 8ème  facture fournisseur payée au mois de septembre 2015 peut porter le numéro suivant : 2015-09-08.

Comment conserver les pièces comptables de votre exploitation ?

Une fois enregistrées en comptabilité, les pièces sont en général rangées et archivées dans des classeurs à levier à doubles perforation de 10 cm d’épaisseur environ. En général il suffit de 5 ou 6 classeurs par exercice:

1. Un classeur Factures Clients pour les ventes (avec une caisse enregistreuse ou un logiciel de facturation, les factures sont informatisées et enregistrées directement en comptabilité ou éditées sur papier);
2. Un classeur Factures Fournisseurs pour les achats; il peut être pratique d’avoir deux classeurs, l’un pour les factures de consommables, l’autre pour les achats correspondant à des immobilisations.
3. Un classeur Banque (relevés, bordereaux de remise de chèques…),
4. Un classeur fiscal (pour tout ce qui concerne les impôts)
5. un classeur social (appel des organismes sociaux).
6. Pour faciliter la manipulation, les documents les plus récents sont classés sur les plus anciens.