Face à un inspecteur, une cuisine propre sans documents est une cuisine dont on ne sait rien d’hier. Les documents d’hygiène à conserver dans un restaurant ne sont pas de la paperasse : ce sont les seules preuves que la maîtrise existait avant que l’inspecteur n’entre. Voici lesquels garder, ce que chacun démontre, et comment décider combien de temps.
Pourquoi ça compte
Le contrôle sanitaire dure deux ou trois heures. Il porte sur des mois d’activité. Pour combler l’écart, l’inspecteur lit. Un relevé de températures daté d’il y a trois semaines lui dit que le frigo tenait +3 °C ce jour-là, et qu’une personne l’a vérifié. Une fiche de réception lui dit que vous avez refusé une livraison à +9 °C. Une attestation lui dit qui est formé.
Sans ces documents, il ne peut rien conclure, et le règlement l’autorise alors à considérer que la maîtrise n’est pas démontrée. Avec des documents bien tenus, le contrôle change de nature : il devient une vérification de cohérence plutôt qu’un procès d’intention.
Ce que dit la règle
L’article 5, paragraphe 2, point g) du règlement (CE) n° 852/2004 impose d’établir des documents et des dossiers en fonction de la nature et de la taille de l’entreprise, pour prouver l’application effective des procédures HACCP. L’article 18 du règlement (CE) n° 178/2002 impose de pouvoir identifier ses fournisseurs et de tenir cette information à disposition des autorités. Le décret n° 2011-731 et l’arrêté du 5 octobre 2011 supposent qu’on puisse présenter l’attestation de formation en hygiène alimentaire.
Point important : les textes européens ne fixent pas une durée unique de conservation pour tous les documents. C’est le PMS qui la fixe, en s’appuyant sur le GBPH du métier et sur les durées de vie des produits. Ce qui est exigé, c’est qu’une durée soit définie et respectée.
Les documents à conserver, famille par famille
1. Les procédures. Le PMS lui-même : bonnes pratiques, analyse des dangers, plan HACCP, plan de nettoyage, procédure de traçabilité et de gestion des non-conformités. Toutes les versions, datées.
2. Les enregistrements de températures. Relevés des enceintes froides (matin et soir, ou selon le PMS), températures à réception, températures de refroidissement (heure et valeur au début et à la fin), températures de remise en température et de maintien au chaud.
3. Les fiches de réception. Date, fournisseur, produit, température mesurée, état de l’emballage, DLC, accepté ou refusé, visa. Avec le bon de livraison agrafé ou référencé.
4. Le suivi du nettoyage. La fiche hebdomadaire où chaque tâche du plan de nettoyage est cochée, avec les initiales de celui qui l’a faite.
5. Les actions correctives. Chaque écart constaté, ce qui a été fait du produit, la cause trouvée, la correction. Un cahier ou le dos de la fiche de relevés.
6. La traçabilité. Bons de livraison, factures, étiquettes des produits sensibles (ou leur photo), numéros de lot. Pour les produits d’origine animale, la marque d’identification ovale.
7. La formation. L’attestation de la formation spécifique 14 h, et les preuves de formation au poste de chaque salarié : fiche de consignes signée, feuille d’émargement d’une formation interne.
8. Les prestataires. Contrat et rapports de passage de la société de lutte contre les nuisibles, bons d’enlèvement des huiles usagées, résultats d’analyses de laboratoire si vous en faites.
Combien de temps les garder ?
À défaut de durée réglementaire unique, une règle pratique couramment retenue : garder les enregistrements au moins jusqu’à la fin de la durée de vie des produits concernés, plus une marge pour les enquêtes. Beaucoup de GBPH et de PMS retiennent six mois pour les relevés courants, et davantage pour les documents de traçabilité des produits à longue conservation. Les attestations de formation se gardent tant que la personne est dans l’effectif. L’essentiel est d’écrire la durée dans le PMS et de s’y tenir : une règle appliquée vaut mieux qu’une règle ambitieuse abandonnée.
Les erreurs qu’on voit souvent
- Des fiches de relevés remplies d’avance, ou d’un seul coup en fin de semaine avec le même stylo : l’inspecteur le voit.
- Des bons de livraison jetés avec les cartons : la traçabilité disparaît avec eux.
- Aucune trace des écarts : une fiche parfaite pendant un an est suspecte.
- Des documents éparpillés entre le bureau, la cuisine et une boîte mail. Un seul classeur (ou un seul dossier numérique) présentable en deux minutes.
Procédures, relevés, réception, nettoyage, actions correctives, traçabilité, formation, prestataires — huit familles de documents, une durée de conservation écrite dans le PMS, un seul classeur présentable.
Le sujet en un tableau
| Document | Ce qu’il prouve | Ce que regarde l’inspecteur |
|---|---|---|
| Relevés de températures | Le froid et le chaud étaient maîtrisés | Régularité, signatures, écarts traités |
| Fiches de réception | Les produits sont entrés conformes | Températures notées, refus tracés |
| Suivi du nettoyage | Le plan est appliqué | Cases cochées cohérentes avec la propreté |
| Actions correctives | Les écarts sont gérés | Cause cherchée, produit traité |
| Bons, factures, étiquettes | L’origine de chaque produit | Peut-on remonter à un lot ? |
| Attestations, consignes signées | Le personnel est formé | Attestation 14 h + formation au poste |
| Rapports prestataires | Nuisibles, huiles, analyses | Dates de passage, suites données |
Testez-vous : 3 questions
1. Existe-t-il une durée légale unique de conservation des relevés de températures ?
Réponse : non. Le règlement exige des documents prouvant l’application des procédures, mais la durée est fixée par le PMS, en s’appuyant sur le GBPH et les durées de vie des produits.
2. Une photo d’étiquette sur un téléphone vaut-elle pour la traçabilité ?
Réponse : oui, si elle est datée, lisible (lot, DLC, fournisseur) et retrouvable rapidement. Le support importe moins que la capacité à présenter l’information.
3. Une fiche de nettoyage entièrement cochée, sans aucune case vide depuis un an, est-elle un bon signe ?
Réponse : pas forcément. Une case vide de temps en temps, avec une explication, est plus crédible qu’une perfection continue, qui fait douter de la sincérité du remplissage.
Questions fréquentes
Quels documents un inspecteur de la DDPP demande-t-il en premier ?
En général le PMS, les relevés de températures, les fiches de réception et de nettoyage, l’attestation de formation en hygiène alimentaire et l’information sur les allergènes. Puis la traçabilité d’un ou deux produits pris au hasard.
Les documents peuvent-ils être numériques ?
Oui. Tableurs, applications de relevés, photos : tout support convient s’il est fiable, daté, consultable sur place et sauvegardé.
Faut-il garder les étiquettes de tous les produits ?
Priorité aux produits sensibles : viandes, poissons, produits laitiers, charcuteries, œufs, préparations prêtes à consommer. Pour le reste, le bon de livraison avec le lot peut suffire, selon ce que prévoit votre PMS.
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06 18 42 82 53 PMS personnaliséPour aller plus loin
- Le relevé de températures : la fiche la plus regardée
- Réception des marchandises : les contrôles et la fiche
- La traçabilité en restaurant
- La vérification HACCP
- Le contrôle sanitaire DDPP : guide complet
Votre plan de maîtrise sanitaire et le guide de bonnes pratiques d’hygiène de votre métier restent la référence dans votre établissement. Textes cités : règlement (CE) n° 852/2004 (article 5), règlement (CE) n° 178/2002 (article 18), décret n° 2011-731 du 24 juin 2011, à consulter dans leur version en vigueur sur Légifrance et EUR-Lex.