Pour les commerçants, la caisse enregistreuse est un outil indispensable leur permettant de gérer les fonds de leurs établissements. En plus des opérations de vente, elle permet également de réaliser des actions marketing et des transactions comptables. L’utilisation de ce matériel de caisse n’est pas obligatoire mais fortement recommandée afin d’être en phase avec l’administration fiscale. Avec le nouveau logiciel de gestion, les utilisateurs bénéficient de nombreux avantages : diminution des erreurs pendant les transactions au comptoir, sécurisation des espèces en caisse, suivi rigoureux des stocks,conservation des données utiles en cas de contrôle, etc.

Dans certains secteurs d’activités comme la restauration et l’hôtellerie, les caisses enregistreuses sont utiles pour la bonne marche des établissements, notamment dans la réservation, le service, la gestion des commandes et la logistique des clients. Tous les logiciels de gestion en vente dans le commerce ne présentent pas les mêmes caractéristiques. Certains sont ergonomiques et faciles à utiliser, d’autres sont plus sophistiqués. Comment choisir un logiciel de caisse? Peu importe la préférence des commerçants mais l’important est que l’outil leur permet d’être en phase avec la réglementation en vigueur.

Caisse enregistreuse : quelles sont les caractéristiques d’un bon outil de gestion ?

Les caisses enregistreuses sont des outils à double tranchant. D’une part, elles permettent aux commerçants de faciliter la gestion de leurs affaires :encaissement des recettes, suivi des stocks, mise à jour des fiches clients, relation avec les fournisseurs, tenue de la comptabilité, etc. Mais d’autre part, les risques de fraudes fiscales sont très élevés surtout si les matériels choisis ne répondent pas aux normes imposées par l’administration.

Pour pouvoir faire face aux contrôles fiscaux, le logiciel de gestion de caisse utilisé doit garantir l’intégrité des opérations, faciliter l’accès aux données et respecter leur confidentialité. Si les traces des transactions sont conservées dans la mémoire de l’appareil ou dans un appareil de stockage externe, il faut mettre en place un système empêchant tout risque de modification des fichiers.

Quel matériel de caisse pour tenir ses obligations vis-à-vis de la loi ?

L’utilisation d’une caisse enregistreuse permet aux commerçants de bien gérer leurs recettes et leur comptabilité. Selon la réglementation en vigueur, les prestataires de service ont l’obligation d’informer les consommateurs sur les achats qu’ils ont effectués lorsque le montant total de la facture va au-delà de 25 euros TTC ou tout simplement si ces derniers le demandent. Un ticket de caisse contenant tous les détails de la transaction : date, produits commandés, prix, numérotation, etc. pourra servir de preuve en cas de contrôle. Les commerçants doivent conserver le double de toutes ces notes en guise de justificatifs de recettes. Grâce au logiciel de caisse, les détails de toutes les transactions sont transférés régulièrement à la comptabilité si bien que les commerçants peuvent tenir des états financiers irréprochables. Si les opérations au comptant enregistrées pendant toute la journée ne dépasse pas les 76 euros TTC, l’enregistrement comptable pourra se faire globalement mais les tickets de caisse relevant de chaque transaction doivent quand même être conservés en tant que justificatifs.

Outil de caisse pour se protéger en cas de contrôle fiscal

Tous les commerçants sont susceptibles d’être contrôlés par l’administration fiscale. Pour pouvoir y faire face, le logiciel de gestion de caisse choisi doit remplir quelques exigences techniques et garantir :

• l’intégrité des données relatives aux opérations commerciales, de l’enregistrement jusqu’à l’expiration de la période de conservation exigée par la réglementation en vigueur ;
• le stockage électronique des détails afférents aux transactions, y compris les éventuels changements ;
• l’accès rapide aux pièces justificatives en cas de contrôle fiscal ;
• la production d’un ticket de caisse concernant toutes les informations requises  dont la date et l’heure d’édition, le numéro d’ordre dont la série doit être continue, la dénomination sociale, le libellé des produits livrés, le montant de la taxe et l’identification de la caisse ;
• l’établissement de la bande Z ;
• la mise en place d’un système de sécurité empêchant la modification ou la détérioration des données conservées.

Les caractéristiques du matériel doivent être communiquées aux autorités compétentes avant sa mise en service. Si le logiciel de caisse choisi par les commerçants ne permet pas de répondre à toutes ces exigences, ils risquent de s’exposer à des sanctions financières importantes pouvant aller jusqu’à 5 000 euros.

Logiciel de caisse et fraude fiscale

Les fraudes fiscales sont fréquentes dans les sociétés où les contrôles internes ne sont pas rigoureux. Elles peuvent se présenter de diverses manières : non enregistrement de certaines opérations au comptant, utilisation d’un second matériel de caisse, tenue d’une double comptabilité, suppression de transactions commerciales, etc. Les nouvelles technologies comme les « programmes de suppression électronique » permettent aux commerçants d’opérer discrètement à l’insu de tous. Ce système informatisé s’installe directement sur le matériel de caisse et l’activation se fait avec la manipulation de quelques touches. Les transactions en espèces sont les plus concernées par cette fraude.

Heureusement, plusieurs méthodes permettent actuellement à l’administration fiscale de constater les fraudes : audit financier, contrôle numérique dédié, expertise numérique légale, recherche d’indices, enquête criminelle, saisie et analyse des données numériques, etc. Si elles sont avérées, les peines encourues par les fraudeurs sont très lourdes : jusqu’à 7 ans de prison et 2 millions d’euros d’amendes.

Si une entreprise a utilisé un matériel d’encaissement pour frauder l’administration fiscale, le fabricant sera également tenu responsable car il ne pouvait pas méconnaitre cette fonctionnalité de son appareil. Le montant de l’amende sera de 15 % des recettes générées par la vente de l’outil de gestion. Le fabricant sera également solidaire aux sociétés ayant utilisé son produit pour le paiement de leurs droits.

Pour se prémunir contre les usages frauduleux de leurs logiciels d’encaissement, les professionnels peuvent mettre en place quelques mesures préventives : bien informer les entreprises sur leur utilisation, instaurer un système permettant de tracer les transactions effectuées et d’empêcher l’ajout ou la suppression de données, bien gérer les droits d’accès, mettre en place un manuel de bonne pratique à destination des utilisateurs. Les éditeurs de logiciels de caisse doivent également s’assurer que leurs caisses enregistreuses permettent aux commerçants de se conformer à la réglementation en vigueur.

Voici ce que dit la loi:

Les moyens juridiques et techniques de lutte contre la fraude fiscale et de combattre l’optimisation excessive sont renforcés

La lutte contre la fraude fiscale est une priorité forte du gouvernement depuis 2012. Le PLF pour 2016 propose à ce titre de renforcer deux dispositifs mis en place par la loi relative à la lutte contre la fraude fiscale et la grande délinquance économique et financières du 6 décembre 2013.

Les entreprises utilisant un logiciel de caisse devront obligatoirement s’équiper d’un logiciel sécurisé d’ici 2 ans. Ces logiciels, qui ne permettent pas d’effacer une transaction a posteriori, permettent de limiter la fraude fiscale, notamment la TVA. L’entreprise qui ne respecte pas cette obligation se verra appliquer une amende de 5 000 € et aura l’obligation de se mettre en conformité dans un délai de 60 jours.

Pour les grandes entreprises, l’obligation déclarative relative à la politique de prix de transfert, instaurée par la loi relative à la lutte contre la fraude fiscale et la grande délinquance économique et financière du 6 décembre 2013, devra être transmise par voie électronique et la société-mère des groupes de société devra déposer une déclaration pour chaque entité du groupe.

Enfin, s’agissant des ventes à distance vers la France, le seuil au-delà duquel la TVA est due par les vendeurs intracommunautaires à la France sera abaissé de 100 000 à 35 000 € afin de réduire les distorsions de concurrence entre les opérateurs établis en France et les opérateurs établis dans l’Union européenne.

Olivier Aubrun Formation: HACCP et Permis d’exploitation.