L'Hebdo CHR

Les formations préalables à l’embauche : de vrais leviers pour un recrutement durable et optimal

Le secteur des Hôtels Cafés et Restaurant (HCR) a récemment vécu une période mouvementée : fermeture supérieure à six mois, réouverture, couvre-feu, consommation aménagée, click and collect…

La Restauration est encore touchée par de grandes difficultés de recrutement.
Ces difficultés résident en partie dans le fait qu’une multitude de profils différents est nécessaire au bon développement d’un établissement. Une équipe se compose de personnes qui ont des compétences communes, transverses et surtout des compétences spécifiques.
C’est pourquoi lorsqu’il est question de recruter, le besoin est rapidement démultiplié ! 

Il a d’ailleurs été annoncé que pour l’année 2022, le secteur HCR compte recruter environ 70 000 employés, dont 15 000 cadres. En effet, il y a également un fort besoin au niveau du recrutement de cadres HCR, mais c’est davantage sur les emplois tels que serveurs, cuisiniers, commis de cuisine, réceptionnistes et plongeurs, que la tension s’accentue le plus.

Afin de recruter de manière durable dans un domaine en friction, il est envisageable de former les candidats à un poste avant l’embauche, dans le but de combler l’écart entre les compétences déjà détenues, celles à renforcer et les compétences requises pour démarrer. 

Pour ce faire, il existe plusieurs options comme la préparation opérationnelle à l’emploi (POE) ou encore l’action de formation préalable au recrutement (AFPR), qui peuvent être ouvertes aux employeurs et aux candidats selon certaines conditions.

Dans un premier temps, nous verrons ce qu’est une POE, pouvant être individuelle ou collective, à qui elle est destinée et comment les employeurs peuvent la solliciter.
L’AFPR qui a le même principe mais des modalités différentes sera également vue afin de vous permettre de vous situer et de savoir se positionner sur une formation préparant la prise de poste, selon le type de besoin et de contrat de travail. Ensuite, les questions du financement et de
la rémunération seront expliquées de manière à bien comprendre les conditions de la prise en charge et les aides supplémentaires possibles. Enfin et pour conclure, nous aborderons
la démarche détaillée à réaliser pour la mettre en œuvre ainsi que tous les avantages liés à toute formation préalable à l’embauche.

La POE, c’est quoi ?

La POE est la préparation opérationnelle à l’emploi, elle peut être individuelle (POEI)
ou collective (POEC). C’est une aide du Pôle Emploi à destination des employeurs qui ont
le souhait de proposer une formation aux futurs recrutés avant la prise de poste. 

La POE a pour objectif de permettre aux employeurs de faire acquérir les compétences nécessaires aux postes proposés, par le biais d’une formation préalable à l’embauche.

La POE, quelle initiative ?

La POE individuelle peut être à l’initiative de tout employeur, privé ou public, et qui a le désir d’embaucher de manière pérenne des demandeurs d’emploi de son secteur géographique. Les particuliers employeurs peuvent également recourir à la POEI.
Les groupements d’employeurs et les groupements d’employeurs pour l’insertion et la qualification sont aussi concernés.

Afin de proposer une POE, le futur employeur doit bien sûr avoir satisfait aux contributions d’assurance chômage et ne pas avoir licencié économiquement dans les douze derniers mois (néanmoins, une dérogation concernant le licenciement économique pourrait être accordée par Pôle Emploi au regard de la situation de l’entreprise, selon le cas).

La POE collective quant à elle, est à l’initiative des branches professionnelles qui auraient identifié un besoin (émane souvent de la part des entreprises qui font remonter aux branches), ou alors d’un Opérateur de compétences (OPCO), afin de faire bénéficier la formation à plusieurs candidats en même temps (pour la même entreprise). 

Pour le secteur HCR, l’OPCO est AKTO, les employeurs peuvent le solliciter concernant leurs besoins en recrutement de métiers en tensions, par exemple.

Les POEC sont aussi initiées par le biais d’appels annuels à projets menés par Pôle Emploi. 

La POE, pour qui ?

La POE est destinée à tout demandeur d’emploi inscrit à Pôle Emploi, qu’il soit indemnisé ou non et qui a été présélectionné pour le poste à pourvoir. 

La POE est aussi ouverte aux bénéficiaires d’un accompagnement CRP/CTP (contrat de reclassement professionnel / contrat de transition professionnel) ou contrat de sécurisation professionnelle. Elle est également possible pour les salariés en contrat unique d’insertion et en contrat d’accompagnement dans l’emploi (CUI-CAE et en CUI-CIE en CDD ou en CDI), ainsi qu’aux salariés en CDD au sein d’une structure d’insertion par l’activité économique (SIAE).

La POE, pour quels contrats ?

Les contrats qui permettent la mise en place d’une POE sont les suivants : 

  • CDI, 
  • CDD de 12 mois et plus,
  • Contrat de professionnalisation, 
  • Contrat de professionnalisation à durée déterminée supérieure à 12 mois, ou à durée indéterminée,
  • Contrat d’apprentissage de plus de 12 mois.

La POE est donc destinée aux contrats d’une durée minimale de 12 mois ou aux contrats à durée indéterminée. 

Si le contrat proposé par le futur employeur est inférieur à 12 mois ?

Pour les contrats plus courts, il existe une autre aide qui a le même principe : l’action de formation préalable au recrutement (AFPR). L’AFPR peut être mise en œuvre selon les mêmes conditions que la POE, pour les contrats suivants : 

  • Contrat à durée déterminée de 6 mois minimum à 12 mois maximum,
  • Contrat de professionnalisation à durée déterminée (inférieure à 12 mois),
  • Contrat de travail temporaire, si les missions se déroulent pendant au moins 6 mois dans les 9 mois consécutifs à la formation.

LA POE, pour quelles formations ?

Toute formation qui prépare à la prise de poste, elle peut avoir lieu à temps complet ou partiel et jusqu’à 400 heures peuvent être prises en charge (sauf dérogation exceptionnelle). 

La formation permettant l’acquisition des compétences spécifiques au poste envisagé peut être dispensée par un organisme de formation interne à l’entreprise ou par un organisme externe, c’est tout à fait possible. 

La formation doit refléter une certaine cohérence par rapport aux formations pouvant être effectuées dans le cadre du contrat de travail, c’est à dire adaptée et pertinente.

La POE est confectionnée par Pôle emploi et l’entreprise qui recrute, ou la branche professionnelle. 

Une période d’immersion en entreprise peut être prévue dans le cadre de la POE, elle ne doit juste pas excéder plus d’un tiers de la formation totale.

Un plan de formation est élaboré par Pôle emploi et l’employeur afin de satisfaire aux besoins propres de l’entreprise qui recrute, il est question de véritable formation sur mesure.

Quel financement pour l’employeur ? Quelle rémunération pour le demandeur d’emploi ?

Comme indiqué plus haut, du côté de l’employeur, c’est Pôle emploi qui prend en charge
le coût de la formation.

Que ce soit pour une POE ou une AFPR, les montants pris en charge sont les mêmes : 

  • 5 euros maximum par heure de formation, s’il s’agit d’une formation réalisée en interne par le futur employeur (tutorat) ou par l’organisme de formation interne à l’entreprise (maximum 400 heures x 5 = 2000 €) ; 
  • 8 euros maximum par heure de formation, s’il s’agit d’une formation réalisée par un organisme de formation externe (maximum 400 heures x 8 = 3200 €).

L’éventuel excédent est à la charge de l’employeur. 

Il est possible d’obtenir un co-financement de la part de Pôle emploi et de l’OPCO dont l’employeur dépend (HCR : AKTO).

Un éventuel dépassement du nombre d’heures prises en charge peut également être envisagé pour les bénéficiaires relevant du Plan d’Investissement dans les compétences (PIC) ou dans le cadre de dispositifs spécifiques, c’est à l’instance paritaire régionale de Pôle emploi que revient la décision (jusqu’à 200 heures maximum en plus).

Du côté du demandeur d’emploi qui bénéficie de la POE ou de l’AFPR, il acquiert pendant toute la durée de la formation, le statut de stagiaire de la formation professionnelle. Cela signifie que le demandeur d’emploi est couvert pour les accidents du travail et maladies professionnelles et qu’il perçoit selon sa situation : 

  • S’il est indemnisé par Pôle Emploi : il perçoit l’AREF (aide au retour à l’emploi formation, minimum 21,04€/jour). Si les droits venaient à s’épuiser au cours de la formation, la rémunération de fin de formation (RFF) pourrait prendre le relai ;
  • S’il n’est pas indemnisé par Pôle emploi : une rémunération de formation Pôle emploi peut être perçue (RFPE, 652,02€ /mois maximum pour une formation à temps plein et jusqu’à 1932,52€ pour les travailleurs handicapés).

Une aide à la mobilité peut aussi être demandée afin de couvrir les frais liés à l’hébergement, la restauration, le transport… 


La mise en place d’une POEI ou d’une AFPR : comment ça marche ?

Du côté de l’employeur 

Lors de la phase de recrutement et de la sollicitation de Pôle emploi pour ce faire, si l’entreprise constate une certaine difficulté à trouver des profils en totale adéquation avec les postes à pourvoir, elle peut décider de mettre en place une POEI pour bénéficier de l’aide à la formation pour les futurs recrutés.

Une convention POEI est donc faite entre l’entreprise, Pôle emploi et l’organisme de formations s’il est extérieur à l’entreprise, et parfois l’OPCO (Pôle emploi a un modèle type).

Que contient cette convention POEI ? 

Afin de poser les modalités de la préparation, la convention doit préciser : 

  • Les objectifs de la formation,
  • La durée,
  • Les modalités de financement,
  • La forme et la date d’embauche prévue (date prévisionnelle).

Un tuteur référent doit être désigné en entreprise pour le suivi du stagiaire.

A côté de la convention POEI, il sera nécessaire d’annexer un plan de formation.
Le plan de formation va décrire plus en détail le contenu de la formation avec notamment les objectifs pédagogiques et les compétences que devra acquérir le stagiaire pour une prise de poste effective. Le plan de formation sert également à indiquer les modalités concrètes de la préparation comme le lieu de formation, les éventuelles interventions, les modalités d’évaluation… Le plan de formation doit être signé par toutes les parties concernées : employeur, demandeur d’emploi, Pôle emploi, organisme de formation externe et parfois OPCO. Ce programme est adapté au profil du candidat.

Enfin, à l’issue de la formation, l’entreprise doit fournir à Pôle emploi : 

  • Le bilan de la POEI,
  • La copie du contrat de travail signé,
  • La facture détaillant les heures de formations prévues et les heures réalisées,
  • Le RIB de l’organisme qui a dispensé la formation.


Du côté du demandeur d’emploi : 

Lors de la recherche d’emploi, il est possible d’apercevoir des offres mentionnant directement « POEI » ou « AFPR » ; cela signifie que l’employeur est disposé à mettre en place cette préparation. 

Si pendant la recherche, d’autres offres semblent intéressantes et que le demandeur d’emploi a besoin d’acquérir de nouvelles compétences, d’un renforcement ou d’une mise à niveau, il est possible de proposer directement à l’employeur la formation préalable, en mobilisant l’aide soit en POEI soit en AFPR.

Une fois ces démarches effectuées, un entretien entre l’employeur, le demandeur et Pôle emploi est organisé. C’est à ce moment que le plan de formation va prendre forme avec les compétences visées et le programme détaillé.

A la suite de cet entretien, la demande POEI faite par l’entreprise qui recrute et le plan de formation individualisé sont transmis à l’espace personnel du demandeur d’emploi. Après accord du candidat, la demande doit être validée par Pôle emploi et après validation du Pôle emploi et signature de la convention POEI, la formation peut commencer.

Les mêmes modalités gouvernent la POEC (collective), l’initiative n’est en revanche pas pareille ; lorsque le besoin concerne plusieurs candidats à former, un plan de recrutement de l’entreprise doit être formalisé afin d’être analysé par les autres parties prenantes (branches, OPCO, Pôle emploi…).


Les multiples avantages d’une POE ou d’une AFPR

Former pour mieux recruter et ce, durablement, revêt de nombreux intérêts autant pour le futur employeur que pour le candidat :

  • Le niveau de prise en charge financière apparaît non-négligeable autant pour l’employeur que pour le candidat.
  • Opter pour la POE ou l’AFPR accorde une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, plus efficace au niveau RH.
  • Les critères de formation sont définis par l’entreprise qui recrute, donc ces formations préalables sont vraiment sur mesure et sortent des programmes considérés comme classiques voire uniformes, en reflétant le besoin réel de l’employeur.
    C’est-à-dire qu’au-delà des compétences présentes à renforcer pour pouvoir favoriser la prise et le maintien en poste, la culture de l’entreprise, son enseigne, son offre, ses valeurs, son fonctionnement, ses procédés spécifiques… font partie intégrante de la formation.
  • Une phase d’immersion en entreprise peut être prévue dans le cadre de la formation, un parfait moyen pour observer, renforcer les aptitudes des candidats « sur place » et sécuriser l’embauche pour l’employeur.
  • A l’issue d’une POEI ou d’une AFPR, les candidats sont immédiatement opérationnels, ce qui assure une optimisation du temps et du financement, gage d’efficacité de la préparation.  Cela peut éviter le constat après embauche, d’un besoin de formation, de trouver les disponibilités, le financement ; alors qu’avec une AFPR ou une POE tout cela peut être satisfait en amont et permet d’éloigner le turn over, le recrutement permanent, les désistements, départs…
  • Pour le candidat, il bénéficie d’une montée en compétences pertinente, adaptée et individualisée qui lui permettra de débuter une activité avec sérénité.
    Les formations préalables à l’embauche se révèlent également très valorisantes puisqu’elles actualisent les compétences et connaissances, peuvent redonner confiance et lorsque le processus est enclenché, reflètent une réelle motivation.
  • Former préalablement c’est aussi résorber en un temps plutôt court, l’écart entre les compétences détenues et celles requises pour occuper un poste en tension.
  • Les formations préalables à l’embauche répondent aux difficultés de recrutement et augmentent les chances d’un retour rapide à l’emploi. Elles permettent aussi parfois aux candidats de se positionner sur des actions de formations plus longues et certifiantes.
  • La POE et l’AFPR sont des formations en lien direct avec l’emploi visé, ce qui garantit une certaine cohérence avec la réalité des métiers.
  • La mobilisation des branches professionnelles et des entreprises permet une réponse au plus proche des réels besoins en recrutement.

Pour conclure, les formations préalables à l’embauche sont particulièrement adaptées au métiers HCR, dits « en tension », car ils nécessitent des compétences très spécifiques. 

OAFormation spécialiste de la formation des professionnels des métiers de bouche, est en capacité d’élaborer et de porter avec votre entreprise la mise en œuvre d’une POEI ou d’une AFPR, afin de faciliter un recrutement optimisé et durable.

Sources :

https://www.aide-sociale.fr/afpr-pole-emploi-poe/

https://les-aides.fr/aide/IQgv3w/pole-emploi/poe-preparation-operationnelle-a-l-emploi-individuelle.html

https://www.akto.fr/preparation-operationnelle-emploi/

https://www.cadremploi.fr/editorial/actualites/actu-emploi/secteur-hotellerie-restauration-recrute-15000-cadres-et-revolutionne-ses-conditions-de-travail

https://www.centre-inffo.fr/fiche/preparation-operationnelle-a-lemploi-individuelle-poei

https://www.defi-metiers.fr/dispositifs/preparation-operationnelle-lemploi-individuelle-poei

https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000021341861/

https://www.pole-emploi.fr/candidat/en-formation/mes-aides-financieres/laction-de-formation-prealable-a.html

https://www.pole-emploi.fr/candidat/en-formation/mes-aides-financieres/la-preparation-operationnelle-a.html#

https://www.pole-emploi.fr/employeur/aides-aux-recrutements/les-aides-a-la-formation/la-preparation-operationnelle-a.html

https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/pic/poe-pic?TSPD_101_R0=087dc22938ab2000506ee19103e6d9167669c78eb53b196f539a8ca773405cf761601ee349ee0e6908994ac3db143000d7cb18255e7ed3f3b0631bda4fc3ef7ed05f358dc5ca60dd3239e5d9b7d425fda4143c26f32e102e030c703051853a85

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